上文中我們提到，很多人工作沒有效率的原因是沒有計(jì)劃性。但是很多人不喜歡進(jìn)行工作計(jì)劃，認(rèn)為計(jì)劃沒有變化快。在中小企業(yè)里這種現(xiàn)象尤其嚴(yán)重，經(jīng)常是一周內(nèi)的工作都不能按照計(jì)劃完成。但是計(jì)劃的重要性在于明確工作的方向和節(jié)奏。只有按照計(jì)劃工作，工作才有效率。后來的結(jié)果也證明這一點(diǎn)。

　　所以，在工作日志的第二部分“下周工作計(jì)劃”中，必須引導(dǎo)員工進(jìn)行計(jì)劃、而且還要引導(dǎo)員工計(jì)劃做重要的工作。也就是說，除了例行的支持工作外，計(jì)劃要做的事情只有重要緊急和重要不緊急之分。

　　設(shè)計(jì)中,下周計(jì)劃要做的工作任務(wù)只有重要和例行，沒有緊急不重要的事情。也就是說，不準(zhǔn)員工去做一些緊急不重要的事情。如果做了，往往在總結(jié)時(shí)就是計(jì)劃外任務(wù)了。很容易被管理者發(fā)現(xiàn)。

　　在上圖中，“此項(xiàng)工作任務(wù)需要哪些資源支持”的選項(xiàng)設(shè)計(jì)是為了讓員工明白，為了保證下周工作按計(jì)劃進(jìn)行，必須和其他部門的計(jì)劃配合起來。公司中幾乎任何工作都需要團(tuán)隊(duì)的配合才能完成，所以要保證工作的計(jì)劃性必須和其他團(tuán)隊(duì)成員的計(jì)劃匹配。

　　辛苦了半天，我們看看按照上述思路設(shè)計(jì)的工作日志通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)查系統(tǒng)的實(shí)際實(shí)現(xiàn)效果如何。

　　筆者清楚地記得，試用的第一周，團(tuán)隊(duì)的工作總結(jié)寫的都是完成和進(jìn)行中，竟然沒有延誤的。

　　據(jù)筆者的判斷，很多員工的工作發(fā)生了延誤，但由于面子問題，不愿意選擇“延誤”，而是選擇填寫了“進(jìn)行中”。從上圖看，接近一半(46.7%)工作是進(jìn)行中。所以，部門最大的問題是工作不能按照計(jì)劃完成。

　　第二周，33.3%工作任務(wù)是進(jìn)行中，這其中也有很多是發(fā)生了延誤，而不是進(jìn)行中。但畢竟比第一周的46.7延誤率有所減少，日志開始見效果了。如圖6所示。

　　第三周，只有18.2%的工作任務(wù)是進(jìn)行中，延誤率(表面是進(jìn)行中)從第二周的33.3%減少了幾乎一半。

　　從三周的結(jié)果比較來看，整個(gè)部門的工作計(jì)劃性得到了快速地提高。同時(shí)，這種用調(diào)查收集工作日志的辦法還有一個(gè)最讓人興奮的功能，就是管理者可以利用調(diào)查的統(tǒng)計(jì)功能從整體上看部門的工作表現(xiàn)。比如我們從下面的統(tǒng)計(jì)結(jié)果可以看出整個(gè)部門是對(duì)美工的需求是最高的，而對(duì)研究部門的需求幾乎沒有。這可能說明和研究部門的配合有問題。

　　當(dāng)然，我們可以從每周的統(tǒng)計(jì)結(jié)果變化來分析出很多問題。這些都是用郵件和Excel甚至專門的績效管理軟件都很難做到的。

　　總結(jié)來說，利用在線調(diào)查進(jìn)行工作日志管理的最大優(yōu)勢在于靈活性和整體的統(tǒng)計(jì)分析功能。使用前，公司個(gè)性需求隨心所欲。使用后，整體工作管理得心應(yīng)手。